איך לעשות שיחת דחייה למועמדים?

[רוב הטקסט הזה נלקח מפוסט על ידי זיו פיטשון בקבוצה המצוינת מנהלי ומנהלות מוצר בישראל. הפוסט הזה עשה לי כל כך הרבה סדר והיגיון שמיד ביקשתי את רשותו של זיו להוסיף אותו לבלוג כחלק מסדרת הפוסטים בנושא ראיונות שלי, היות ופייסבוק הוא הרבה דברים אבל מקום מסודר לשימור ידע הוא לא. זיו מיד הסכים והמון תודה לו על זה]

עבור כל משרה פתוחה כנראה שתאלצו לראיין מספר אנשים בחיפוש אחר המועמד המתאים ביותר, וזו הרגשה נהדרת למצוא מישהו מתאים למשרה, אבל מה עושים עם כל המועמדים שלא קיבלתם לתפקיד? האמת היא שהרבה אנשים חוששים לעשות את שיחת הדחייה ולכן מעדיפים לשלוח מייל גנרי או להעביר את המטלה הלא נעימה למישהו אחר.

אבל יש הרבה סיבות טובות כן לעשות שיחות דחייה. קודם כל זו התנהגות מנומסת ומכבדת, זה שומר על יחסים טובים עם המועמדים (לכו תדעו אם הם לא יראיינו אתכם עוד עשור), זה מאפשר לכם לברר אם אתם יכולים להפנות אותם למקום אחר כי זה שמישהו לא התאים לכם לא אומר שהם לא יהיו מושלמים למישהו אחר שאתם מכירים. ואחד מהנקודות הכי חשובות בעיני זה שמתישהו כולנו היינו בתחילת הדרך וכל מי שטרח לעזור לנו גרם לכך שנצליח להתקדם לאיפה שאנחנו עכשיו. לעזור לאחרים זו דרך מעולה לאזן את הקרמה הזו.

השתכנעתם? יופי, אבל איך עושים את זה? ואיך מנהלים את השיחה הזו בצורה מהירה ויעילה? קודם כל רשמו לכם כמה נקודות לשיפור וכמה נקודות לשימור. הנה כלי עזר למשוב אפקטיבי שיכול לעזור לכם לכתוב את הנקודות החשובות מהראיון. ולאחר מכן השתמשו במבנה המצורף לשיחת דחייה שכולם ירגישו טוב בסיומה:

1. התחילו בשורה התחתונה – אל תספרו למועמד סיפורים על גבי סיפורים ותצפו שהוא יבין לבד או שאחרי כמה דקות שיחה תספרו לו שבעצם התקשרתם כדי להגיד לו שזאת שיחת דחייה.

לדוגמא:

מראיין: היי יוני, מה שלומך? רציתי לעדכן אותך בהחלטה לגבי המשך תהליך איתך. אני אתחיל מהשורה התחתונה, החלטנו להמשיך עם מועמדים אחרים.

2. פידבק חיובי – תמשיכו בלציין 2-3 דברים מוצלחים שהיו לכם בראיון על מנת שהמועמד יוכל לשמר אותם. הפידבק הזה הוא קריטי למרואיינים כי הוא מבהיר להם את החוזקות שלהם ומעודד אותם להמשיך לנסות.

לדוגמא:

אני חייב להגיד שברמה האישית מאוד התחברתי אלייך, אני חושב שאתה אחלה, גם מבחינה אישיותית וגם מאוד מתאים לצוות ולחברה מבחינת תרבותית.

3. הציעו משוב – שימו לב שלא כל אחד יהיה פתוח לקבל משוב ברגע הזה. המועמד שלכם הרגע קיבל דחייה וזו נקודה מאוד מערערת. הדבר המנומס והפרקטי הוא לשאול לפני שנותנים לו ביקורת. תציעו למועמד לקבל פידבק על נקודות לשיפור. 

לדוגמא:

אני אשמח לתת לך פידבק על חלק מהדברים שמבחינתי צריכים שיפור ושיוף, אם יש לך כמה דקות. אתה מעוניין בזה?

4. ציינו נקודות לשיפור – בהנחה שהמועמד הסכים, ורוב המועמדים מסכימים ולהוטים לקבל משוב, ספק את המשוב. חשוב לתת משוב מאוד ברור של מה היה יכול וצריך להיות אחרת, לא חרטוטים ולא סיפורים עמומים אלא דברים שהוא יכול לצאת איתם ולשפר אותם מחר בבוקר. השתדלו לתת דוגמאות קונקרטיות מהראיון עצמו.

לדוגמא:

בחלק הראשון של הראיון, ביקשתי שתספר על עצמך. אמנם זאת נראית שאלה תמימה אבל זאת בסוף שאלה בוחנת. בתור מנהל מוצר, אתה תמיד נדרש להבחין בין עיקר וטפל ובנוסף אתה צריך להתחשב בזמן שעומד לרשותך ואיך למקסם אותו.

כשבחרת לדבר על כל פרטי הפרטים של ההיסטוריה שלך, פספסת גם במיקוד של העיקר וגם נגזל לך זמן חשוב בראיון שבו יכולת להשקיע יותר במתן מענה רחב יותר לשאלות המוצריות.

בנוסף, כשכבר הגענו לשאלה המוצרית של איזה מוצר אתה אוהב ושאלתי אותך "איך היית לוקח את המוצר הזה קדימה – לאיזה שווקים, לאיזה פתרונות" התשובות שנתת לא החזיקו בתוכן חזון ומחשבה פורצת דרך אלא שינויים מינוריים. אתה בראיון עבודה, תראה חשיבה יצירתית עם חזון סוחף, אף אחד לא ביקש לממש אותו.

5. סיימו בנקודה חיובית לשימור – מומלץ לסיים את השיחה בעוד נקודה חיובית, על פי עיקרון הסנדוויץ (דברים לשימור-דברים לשיפור-דברים לשימור). 

לדוגמא:

אני חושב שיש בך פוטנציאל גבוה, אם תשתפר ותשייף את הנקודות האלו, אני מאמין שזה ישפר אותך מאוד ואני אישית מאוד שמחתי להכיר אותך.

6. הציעו סיוע [אופציוני] – אם אתם מוכנים לכך, הציעו עזרה ותמיכה. כמובן רק אם בא לכם ובאמת ביכולתכם לעזור. סיוע כזה בדרך כלל מגיע בצורת הפנייה של קו"ח למקום אחר או חצי שעה של שיחת ייעוץ/ראיון דמה. אל תדאגו. בסוף, רוב האנשים לא באמת יפנו אליכם ויבקשו את עזרתכם. וגם אם כן, מדובר בהתחייבות קטנה. 

לדוגמא: 

אם אתה מעונין אני אשמח להפנות את הקורות חיים שלך לעוד כמה מקומות שמחפשים כרגע. 

או 

אם אתה מעוניין אני מוכן לקבוע פגישה של חצי שעה לסייע לך למקד את היכולות שלך לראיונות הבאים שלך. 

מניסיוני, אם תעבדו לפי המבנה הזה תקבלו תגובות בסגנון של "זה ממש לא מובן מאליו שאתה עושה את זה", "אני סופר מעריך אותך על הפידבק הזה", "רוב החברות סתם שולחות משהו גנרי, זה כל כך כיף לקבל את זה מדוייק אליי", "וואו, ממש לא ציפיתי".

לסיום, ברור שכולנו עסוקים ועמוסים ולתת משוב לכל אדם שנראיין זה לא פשוט. אבל נכון שזה היה נהדר אם יותר אנשים היו עושים את זה בשבילו כשהיינו בתחילת דרכנו? אז בואו ננסה לעזור אחד לשני. 


גרסת הגזור ושמור:

איך לנהל שיחת דחייה עם מועמדים
1. התחילו בשורה התחתונה 
2. פידבק חיובי 
3. הציעו משוב לשיפור 
4. ציינו נקודות לשיפור 
5. סיימו בנקודה חיובית לשימור 
6. הציעו סיוע [אופציונלי]