יש הרבה מאוד אמצעים שמטרתם לשפר את הפרודוקטיביות שלנו. יש כלים לניהול משימות, כלים לניהול עבודה, כלים לייצר מיקוד. מלבד כלים יש גם מתודולוגיות, הרגלים, Best practices ועוד ועוד. לאחרונה הרבה אנשים שאלו אותי מה הכלים והמתודולוגיות שאני משתמש בהם כדי לשפר את הפרודוקטיביות שלי. והאמת היא שאני תמיד עונה את אותה תשובה מעצבנת. התשובה היא “אתם שואלים את השאלה הלא נכונה”.
אחד מהדברים הראשונים שאני מלמד בקורסי ניהול המוצר שלי זה להתחיל מהבעיה. הרבה סטארטאפים שאני מכיר נכשלו כי הם היו ממוקדים מדי בלייצר פתרונות במקום להשקיע זמן בלהבין עד הסוף מה הבעיות שמפריעות למשתמשים וללקוחות שלהם. אם אתם לא מבינים מה הבעיה אתם לא יכולים ליצור את הפתרון הנכון.
הדבר הראשון שאתם צריכים לעשות אם אתם רוצים לשפר את הפרודוקטיוביות שלכם הוא להבין מה מפריע לכם להיות פרודוקטיביים. ולא, התשובה “אני רוצה לחסוך זמן כי אין לי הרבה זמן” היא לעיתים נדירות הבעיה האמיתית. אנשים שונים סובלים מבעיות שונות שמפריעות להם להיות פרודוקטיבים. החוכמה היא להבין מה מבין כל המכשולים הללו הוא אבן הנגף הראשית עבורכם ומה הדרך הכי טובה להתגבר על הבעיה הזו. האם אתם צריכים כלי טכנולוגי שיעשה לכם סדר? האם אתם צריכים נוהל עבודה מסודר? האם אתם צריכים לעשות outsourcing לבעיה ספציפית שגורמת לכם לדחיין פרויקט? מדהים עד כמה הנקודה האחרונה נפוצה. אנשים שלא מצליחים לסיים פרויקט כי הם צריכים להתקשר למישהו טלפונית, או לזמין כרטיסי טיסה, או לבצע חישוב מתמטי.
אני אקח את עצמי כדוגמה. הבעיה הכי קשה שלי היא מיקוד. אני תמיד עובד על כמה פרויקטים במקביל, חלקם מקצועיים (ייעוץ בנושאי ניהול מוצר, לימוד קורס ניהול מוצר, כתיבת בלוג ניהול מוצר, העברת הרצאות וסדנאות עמידה מול קהל), חלקם תחביבים (לימוד קורס הנחיית משחקי תפקידים, יצירת הרפתקאות מ”ת, כתיבת בלוג אישי), וחלקם אישיים. הדבר שהכי מפריע לי להיות פרודקטיבי הוא שכל פעם שאני עובד על פרויקט קופצות לי הודעות או רעיונות לגבי פרויקטים אחרים ואז אני עובר לפרויקטים האחרים ואז קשה לי לחזור לפרויקט שרציתי לעבוד עליו. כלומר אני צריך כלי שיעזור לי להתמקד כל פעם בדבר אחד.
הכלי שאני משתמש בו כדי לפתור את בעיית המיקוד נקרא Workona. בגדול זה תוסף לכרום שמאפשר לי להגדיר פרויקטים ועבור כל פרויקט הוא שומר רשימת טאבים וקישורים שרלוונטיים לפרויקט. כשאני פותח פרויקט מסוים הכלי פותח עבורי את כל הטאבים שהיו פתוחים כשעזבתי אותו. ככה אני תמיד נשאר בקונטקסט של הפרויקט ושל הפעילות האחרונה שעשיתי. אני כותב איפיון לאתר עבור לקוח? נפתחים לי מיד האתר של הלקוח, העיצוב שלו ב-Figma, רשימת KPIs, מסמך האפיון ודף של הערות. אני כותב הרפתקת משחקי תפקידים? נפתחים לי מייד הקובץ של ההרפתקה, ספרייה עם הגרפיקה הרלווטית וכמה טאבים של סטטיסטיקות.
אני מראש הגדרתי את כל הטאבים שקשורים לרשתות חברתיות ותקשורת לפרויקט צדדי. ככה לא קופצות לי התראות כאשר אני עובד על משהו ורוצה להתמקד. אם אני צריך לשלוח הודעה או לבדוק משהו ברשת חברתית אני עובר לפרויקט התקשורת, שולח את ההודעה, וחוזר לפרויקט שאני עובד עליו.
אני לא ממליץ לכם על Workona. למה? כי יכול להיות שהבעיה שלכם היא לא מיקוד או סדר. יכול להיות שהבעיה שגורמת לכם לעיכובים היא יכולת התבטאות וכתיבה באנגלית ואז אתם צריכים כלי כמו Grammarly. יכול להיות שהבעיה שלכם היא שאתם שוכחים לעשות כי יש לכם יותר מדי משימות ואז יעזרו לכם Trello, Asana או Monday. יכול להיות שוכחים לעשות דברים בצורה מסודרת ואז אני פשוט אמליץ לכם לכתוב נהלי עבודה מסודרים ב-google doc או לעשות checkboxes ב-google keep. אחת מהעצות הכי טובות שנתקלתי בהן, היתה של ערן אבירם שאמר “תשתמש בכלים שבאמת תשתמש בהם”. אם יש כלי שאחרי תקופת שימוש קצרצרה אתם עדיין מרגישים שהוא מורכב לכם מדי, או שהוא יוצר יותר תקורה מאשר ערך – תזרקו אותו.
אבל הצעד הראשון וההכי חשוב הוא תמיד להבין מה הבעיה. כל כלי או מתודולוגיה עוזר עם בעיות מסוימות על חשבון בעיות אחרות. אז אם לא הבנתם מה מעכב אתכם אז אתם סתם ממלאים לוטו של תוכנות עזר בתקווה שבמקרה תיפלו על משהו שיעזור לכם.
